JAWABAN UJIAN AKHIR TRIWULAN

1. Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan system informasi? Jelaskan!

Pengembangan software (rekayasa perangkat lunak) merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Dalam rekayasa sistem informasi, diawali dengan pengembangan sistem informasi (PSI) kemudian dilanjutkan dengan analisa, perancangan dan implementasi sistem informasi. Sementara rekayasa perangkat lunak dimulai dari analisa kemudian perancangan dan diakhiri implementasi. Jadi rekayasa perangkat lunak merupakan bagian dari rekayasa sistem informasi. Perbedaan keduanya terdapat pada keberadaan perancangan sistem informasi yang terdapat pada rekayasa sistem informasi. Pada rekayasa perangkat lunak tidak terdapat PSI yang dapat mengakibatkan adanya mismatch antara developer dan apa yang diinginkan oleh user. Hal ini yang membedakan antara pengembangan software dan pengembangan sistem informasi.

2. Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan/konversi dari suatu system lama ke system yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula bagaimana cara dalam pengkonversian system, dengan berbagai asumsinnya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan!

Konversi sistem merupakan tahapan yang digunakan untuk mengoperasikan sistem baru dalam rangka menggantikan sistem yang lama atau proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Beberapa permasalahan yang umum terjadi saat melakukan pengalihan/konversi dari satu system lama ke system yang baru, disebabkan karena :

Pada Infrastruktur SI

–       Tidak melihat adanya kebutuhan baru (baik hardware maupun software) didalam sistem baru, seperti adanya kebutuhan hardware / software yang sebelumnya tidak ada, kebutuhan perubahan kapasitas hardware (hardisk, memori, processor, dll), dll.

–       Tidak memeriksa kompabilitas sistem yang terpasang seperti versi operating system sudah tidak mendukung, protocol yang digunakan tidak match dengan sistem baru (berupa prosedur untuk hubungan antar subsistem dan message format yang digunakan), beberapa pheriperal (system printer, validasi printer, passbook printer, dll) tidak dapat digunakan (tidak compatible didalam interface fisik ataupun logic), dll.

–       Tidak memperhatikan kebutuhan cabling system yang baru seperti sistem lama menggunakan RS232 cukup dengan 4 kawat, menjadi 25 kawat,  dulunya dengan interface RS232 / V24 menjadi V35, dulunya dengan cable coaxial menjadi dengan UTP Category 5, dll.

–       Tidak memperhatikan kebutuhan sistem sumber daya listrik seperti power plug dengan british type (kaki tiga) dulunya kaki 2, membutuhkan power plug dengan koneksi legrand, dulunya sistem membutuhkan single phase untuk yang baru membutuhkan 3 pahse, kapasitas daya yang terpasang tidak mencukupi, dll.

Pada Data

–          Tidak melaksanakan analisa antara data yang lama dan yang baru (data maping) sehingga didalam konversi data banyak terjadi kesalahan atau kegagalan (tidak dapat dikonversi).

–          Tidak melaksanakan pembersihan data lama (data clean up) dari data-data yang masih salah, tidak konsisten, tidak perlu ada, dll.

–          Tidak membuat tool-tool untuk konversi data sehingga hampir seluruhnya dilaksanakan dengan cara manual, akibatnya prosesnya terlalu lama sehingga oleh user proses konversi ditolak (mengganggu operasi sehari-hari, biasanya ada batas  waktu sistem boleh down).

Pada People

–          Tidak memeriksa adanya kebutuhan SDM dengan kwalifikasi tertentu akibat adanya sistem yang baru sehingga didalam operasi sehari-hari masih sangat tergantung pada fihak luar.

–          Tidak melaksanakan training dengan baik bagi para user, sehingga didalam mengoperasikan sistem baru para user mengalami kesulitan.

–          Kurang didalam mensosialisasikan sistem baru, sehingga user enggan (terdapat reluktansi) didalam menggunakan sistem baru (biasanya orang perlu mempunyai alasan didalam benaknya untuk berpindah ke suatu sistem yang lain dari yang sudah ada).

–          Terlalu banyaknya kebiasaan yang sudah terlanjur lama dilaksanakan tiba-tiba harus dirubah, hal ini biasanya menimbulkan keengganan bagi para user.

–          Kurangnya komitmen dari manajemen, sebab walaupun sudah dilaksanakan sosialisasi dengan baik biasanya masih ada beberapa orang yang menolak kehadiran sistem baru, untuk itu didalam hal ini perlu adanya ketegasan dari fihak manajemen.

Pada Prosedur

–          Tidak memperhatikan adanya sistem baru menyebabkan terjadinya perubahan prosedur yang memerlukan adanya pos jabatan baru. Sementara didalam pelaksanaan konversi tidak dilaksanakan perubahan organisasi kerja.

–          Kurang teliti didalam mempelajari prosedur baru sehingga sulit dilaksanakan dilapangan.

–          Ada prosedur baku yang tidak dapat dihilangkan (baik karena alasan keamanan, adanya regulasi dari fihak eksaternal, dll), yang tidak di support oleh sistem baru.

Pada Features

–          Terlalu banyaknya perbedaan fasilitas-fasilitas yang diberikan oleh sistem maupun aplikasi baru dibandingkan sistem dan aplikasi lama. Hal ini khususnya dari titk pandang user apabila mereka sudah merasakan manfaat yang besar di fasilitas lama akan enggan menggunakan sistem baru atau mengangggap bahwa sistem baru kurang baik.

–          Kadang-kadang belum tentu semua fasilitas di sistem baru akan lebih baik dari sistem lama, hal ini biasanya jadi titik lemah dari sistem tersebut sehingga sering kali hal ini dijadikan alasan untuk menolak adanya sistem baru tersebut.

–          Tidak mampunya para pengembang sistem baru untuk membatasi ekspektasi dari user, sehingga permintaan-permintaan yang timbul tidak dapat diakomodasi.

Empat bentuk utama dari konversi system :

1.  Konversi langsung

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut pendekatan cold turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem lama. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang dibahas sebelumnya akan mengambil peran yang sangat penting

2.   Konversi paralel

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem lama segera dihentikan. Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua sistem sekaligus.

Konversi Paralel adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama  dan baru beroperasi secara serentak untuk beberapa periode waktu. Ia kebalikan dari konversi langsung. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing sistem tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai untuk mengetahui kinerja sistem tersebut. Mereka harus menentukan tanggal atau waktu penerimaan dalam tempo yang wajar dan memutus sistem lama.

3.   Konversi bertahap

Konversi dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru. Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung.

Dengan metode Konversi Phase-in, sistem baru diimplementasikan beberapa kali, yang secara sedikit demi sedikit mengganti yang lama. Ia menghindarkan dari risiko yang ditimbulkan oleh konversi langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk mengasimilasi perubahan. Untuk menggunakan metode phase-in, sistem harus disegmentasi.

4.  Konversi pilot

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang rendah.

Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan metode pilot mensegmentasi organisasi.

3. Apa urgensi maintainability dari suatu software? Jelaskan!

Maintainability software didefinisikan secara kualitatif merupakan kemudahan suatu software untuk di mengerti, diperbaiki, diadaptasi dan/atau dikembangkan. Maintainability dari suatu software dapat dipengaruhi oleh banyak factor. Kecerobohan/ kekurang hati-hatian dalam desain, coding, dang testing akan memberikan dampak negative yang jelas untuk kemampuan pemeliharaan software yang dihasilkan. Dibawah ini terdapat beberapa factor yang berhubungan dengan lingkungan pengembangan software, diantaranya :

  • Ketersediaan staff software yang berpotensi/pilihan
  • Struktur system yang mudah dipahami
  • Kemudahan penanganan system
  • Menggunakan bahasa pemograman standar
  • Menggunakan system operasi standar
  • Struktur dokumentasi yang terstandarisasi
  • Ketersediaan kasus uji
  • Tersedianya fasilitas debugging
  • Ketersediaan computer yang tepat untuk melakukan pemeliharaan

Sebagai tambahan terhadap factor-faktor diatas, harus ditambahkan ketersediaan orang atau kelompok yang mengembangkan proyek . Faktor-faktor diatas merefleksikan karakteristik dari sumber daya hardware dan software yang digunakan selama pengembangan. Faktor-faktor lainnya mengindikasikan kebutuhan akan standarisasi metode, sumberdaya dan pendekatan. Faktor yang paling penting yang mempengaruhi maintainability adalah rencana untuk maintainability. Jika software dilihat sebagai elemen sistem yang akan diubah sewaktu-waktu, maka software yang berkemampuan untuk dipelihara akan dibuat.

4. Apa yang saudara ketahui tentang ERP (enterpirise resource planning) dan bagaimana implementasi system informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Enterpirise Resource Planning (ERP) merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu system komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Sasaran utama ERP adalah mengintegrasikan semua departemen dan fungsi di sebuah perusahaan ke dalam satu system computer tunggal yang dapat melayani kebutuhan perusahaan keseluruhan. Sebagai contoh, entri order yang ditingkatkan mengizinkan adanya akses segera kepada inventori, data produk, sejarah kredit pelanggan, dan informasi order terdahulu. Hal ini meningkatkan produktivitas dan kepuasan pelanggan.

Sistem ERP mengintegrasikan aktivitas bisnis organisasi dengan menyimpan data tentang aktivitas itu di dalam sebuah database terpusat. Sistem ERP didesain untuk meningkatkan daya saing dengan mengupgrade kemampuan organisasi untuk menghasilkan informasi tepat waktu dan akurat di keseluruhan perusahaan dan rantai persediaannya. Sukses implementasi ERP dapat mempersingkat siklus produksi, meningkatkan akurasi perkiraan permintaan, meningkatkan layanan pelanggan, dan memangkas biaya operasi berlebihan, mungkin memimpin kepada pengurangan biaya teknologi informasi keseluruhan dengan penghapusan informasi redundan dan system computer.

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP. Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP :

  • Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
  • Menentukan waktu dari migrasi data
  • Membuat template data
  • Menentukan alat untuk migrasi data
  • Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
  • Menentukan pengarsipan data

Beberapa hal yang menyebabkan kegagalan implementasi system ERP :

  • Lemahnya kepemimpinan manajemen puncak
  • Mengotomatisasi proses redundan yang sudah ada atau proses yang tidak bernilai tambah di dalam system baru
  • Harapan tidak realistis. Implementasi ERP mahal, memerlukan banyak waktu untuk implementasi, dan sering menghabiskan banyak biaya selagi diselaraskan
  • Lemahnya manajemen proyek
  • Pengguna tidak cukup pelatihan dan pendidikan
  • Berusaha menjaga status quo
  • Ketidaksesuaian antara model bisnis ERP dan proses bisnis nyata
  • Data tidak akurat. Sebagaimana pada semua system perusahaan, data tidak akurat dapat mendorong kepada bencana
  • Implementasi ERP dipandang sebagai suatu proyek IT. Ia adalah kumpulan proses bisnis, bukan proyek. Ia terus-menerus berkembang/meningkat mengikuti perubahan lingkungan organisasi dan proses-proses bisnis
  • Berbagai kesulitan teknis yang signifikan

Beberapa hal yang diperlukan untuk menerapkan system ERP dengan sukses :

  • Komitmen organisasional. Ini benar untuk semua system informasi perusahaan skala besar. ERP mempengaruhi semua proses bisnis
  • Komunikasi yang jelas mengenai tujuan-tujuan strategis
  • Memandang ERP sebagai spekulasi skala perusahaan
  • Memilih system ERP yang kompatibel
  • Memastikan akurasi data
  • Memecahkan isu-isu multisite (misal apakah menstandarisasi ke lintas perusahaan atau tidak; apakah menerapkan semua lokasi secara serempak atau secara bertahap)

Contoh perusahaan yang sukses menginstalasi ERP : General Instrument, pembuat peralatan telekomunikasi, dan vendor perangkat lunak SCM, melekatkan komponen data ke dalam piranti manajemen produk dari Metaphase. Dari sana data masuk system ERP dari Oracle. Sebelumnya data produk dimasukan secara manual ke dalam masing-masing system, hasilnya adalah biaya tinggi dan banyak kesalahan. Perusahaan juga menggunakan piranti konfigurasi produk yang membantu tenaga penjualan dan departemen pemanufakturan untuk memastikan bahwa konfigurasi produk tertentu mungkin untuk dilakukan sebelum order ditempatkan pada ERP. Lebih dari 3000 pemasok komponen punya kases langsung ke data produk pada Web dengan menggunakan teknologi Metaphase.

This entry was posted in Lain-Lain. Bookmark the permalink.