OUTSOURCING IT DI PERUSAHAAN

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Peningkatan kebutuhan IT telah merubah konsep tradisional menjadi konsep yang lebih modern. Konsep tradisional menyatakan, semua aktivitas perusahaan akan dikerjakan secara internal, sedangkan konsep modern menyatakan akan semakin sedikit operasional kerja yang dilakukan secara internal.

Konsep modern tersebut menggambarkan bahwa fungsi bisnis dalam perusahaan yang memberikan keunggulan bersaing saja yang harus dikerjakan secara internal, namun fungsi bisnis lainnya dalam perusahaan dapat dlakukan secara outsourcing. Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan perusahaan secara outsourcing diantaranya adalah aktivitas bisnis yang berhubungan dengan sistem informasi manajemen.

IT outsourcing adalah penyediaan tenaga ahli yang profesional dibidang Tehnologi Informasi untuk mendukung dan memberikan solusi guna meningkatkan kinerja Perusahaan. Sering kali suatu perusahaan mengalami kesulitan untuk menyediakan tenaga IT yang berkompeten dalam mengatasi kendala-kendala IT maupun operasional kantor sehari-hari.

Kehadiran perusahaan outsourcing atau rekanan dalam pengadaan jasa di bidang Teknologi Informasi (TI) semakin hari semakin marak dan dapat dianggap sebagai alternatif yang efisien bagi banyak perusahaan. Dengan adanya perusahaan outsourcing di bidang TI, maka banyak perusahaan yang merasa dapat menghemat sumber daya baik sumber daya manusia, perangkat keras maupun biaya, sehingga perusahaan tersebut dapat lebih berfokus pada bisnis utamanya dan tidak terlalu menghabiskan energi untuk memikirkan aspek pengelolaan teknologi informasi. Manfaat yang diperoleh dari outsourcing meliputi penghematan biaya, meningkatnya fleksibilitas, kualitas layanan yang lebih baik, dan tersedia akses terhadap teknologi baru dengan resiko yang tidak terlalu besar bagi perusahaan.

Pengelolaan outsourcing tidaklah semudah melempar tanggung jawab ke pihak ketiga, sehingga tidak semua perusahaan berhasil dengan baik melakukan outsourcing. Beberapa perusahaan justru harus mengeluarkan sumber daya ekstra untuk mengatasi gagalnya proyek outsourcing karena berbagai sebab, misalnya karena ketidakmampuan perusahaan penyedia jasa outsourcing memenuhi tanggung jawab kualitas layanan yang sudah dijanjikan, atau biaya operasionalnya jauh lebih besar dari perkiraan semula.

B. Tujuan

Tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk mengkaji mengapa suatu perusahaan melakukan outsourcing dan melihat keuntungan dan kerugian yang di dapat perusahaan jikan melakukan outsourcing IT.

PEMBAHASAN

A.  Alasan Suatu Organisasi Memilih Outsourcing

Alasan mengapa suatu perusahaan mengambil langkah outsourcing adalah dikarenakan agar peruhsahaan tersebut dapat bertahan dalam memasuki pasar international dan mendapatkan keuntungan. Pengambilan langkah outsourcing merupakan suatu penerapan kebijakan perusahaan. Juga dikatakan bahwa ketika perusahaan mengambil langkah melakukan IT outsourcing, perusahaan tersebut akan di hadapkan kepada beberapa manfaat dan resiko, yang dimana ada salah satu resiko tersebut jika tidak di tangani dengan baik akan menimbulkan masalah yang besar bagi perusahaan.

pertama, cost relative reduction atau pengurangan ongkos dari total bisnis. Outsourcing akan membuat pendapatan naik. Misalnya, semula pendapatan cuma 500, dengan outsourcing menjadi 700, dengan biaya TI yang naik dari 50 menjadi 60. Jadi, pengaruhnya harus dilihat dari total pendapatan. Dengan kenaikan itu, rasionya makin mengecil. Dengan demikian, revenue juga akan naik. Dari sisi biaya, outsourcing memungkinkan mengatur spending TI lebih baik.

Alasan kedua, adanya dorongan agar teknologi diubah. Akibatnya, perusahaan kekurangan orang yang bisa mengaplikasikan teknologi baru atau ada large scale business yang baru yang memerlukan penggunaan TI. Outsourcing juga membuka peluang akses terhadap new skill dan tidak harus me-retain orang. Memelihara karyawan itu repot. Lagi pula, jika perusahaan harus investasi TI sendiri, memerlukan biaya yang besar dan waktunya tidak bisa cepat. Pendek kata, dengan outsourcing pengusaha bisa menggunakan TI sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.

Alasan ketiga, quality of service pada end user harus terus membaik. Padahal TI yang ada sudah tidak cukup lagi karena kualitasnya terbatas. Dengan outsourcing diharapkan kualitas layanan bisa menjadi lebih baik.

Alasan keempat, karena merger dan akuisisi yang terus-menerus terjadi. Ini menyebabkan outsourcing menjadi pilihan yang bijaksana karena tidak terlalu berisiko. Alasan kelima, memungkinkan perubahan business process dalam organisasi. Dan keenam, memungkinkan organisasi bisa fokus pada core business.

B.   Proses Melakukan Outsourcing

Membuat keputusan outsourcing adalah bukan sesuatu hal yang mudah, keputusan ini berpengaruh terhadap reputasi dan pencapaian dari suatu organisasi dalam waktu yang sangat panjang. Seperti proses pengambilan keputusan penting, tahap pemilihan outsourcing melalui siklus yang dijelaskan seperti di bawah ini :

Objectives – Organisasi mendefinisikan sasaran dari bisnis mereka dan apa yang terbaik untuk mereka melalui penggunaan teknologi informasi yang paling sesuai.

Feasibility – Organisasi mempelajari alternative pilihan outsourcing yang ada, dengan cara menjawab beberapa pertayaan seperti “Apa yang kita harus cemaskan?” dan ” Apa yang terjadi jika..?”. Organisasi harus mendiskusikan hal-hal seperti :

–       Pentingnya aktivitas IT atau fungsi bisnis kepada organisasi secara keseluruhan.

–       Dampak yang mungkin terjadi pada reputasi organisasi terhadap pelanggan saat melakukan outsourcing

–       Kemampuan outsourcing sesuai dengan biaya yang dikeluarkan dan pengerjaannya tepat waktu

Requirements – pada langkah ini yaitu organisasi mengidentifikasi kebutuhannya untuk system informasinya. Organisasi tidak hanya menggambarkan tujuan-tujuannya tetapi mengidentifikasi kebutuhan input dan ouput yang ingin didapatkan.

Selection of a service provider – pada langkah ini, organisasi mengevaluasi kredibalitas dan kemampuan dari penyedia outsourcing, sehingga dapat tercipta hubungan yang strategis dalam jangka waktu yang lama.

Transition – proses ini adalah proses penyesuaian system informasi dalam suatu organisasi sampai pada keadaan yang stabil. Untuk melakukan migrasi fungsi, peralatan dan actor kepada outsourcing perlu membuat perencanaan yang sangat hati-hati dan detail.

Steady state – proses ini adalah yang terpenting dimana sudah terjadi kestabilan system informasi dengan fungsi dari organisasi. Pada proses ini masih perlu pengontrolan.

Renewal/termination – setelah semua terlaksana, pada keputusan terakhir suatu organisasi dapat memilih mau diteruskan atau tidak perjanjian dengan outsourcing yang telah ada. Banyak factor untuk memutuskan itu, diantaranya kepuasan terhadap jasa outsourcing, kemampuan untuk memelihara dan melihat rencana masa depan dari organisasi itu.

C.   Manfaat dari Melakukan Outsourcing

Teknologi yang maju. IT sourcing memberikan kemajuan teknologi kepada organisasi klien dan pengalaman personil. Suatu perusahaan memiliki kemajuan teknologi jika teknologi tersebut dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan misinya, dan teknologi tersebut tergantung kepada vendor sebagai penyedia IT outsourcing tersebut.

Cash Flow. Jasa yang disediakan oleh vendor relatif lebih murah dibanding jika perusahaan mengusahakannya sendiri. Outsourcing dapat membantu pengelolaan arus kas sebab perusahaan tidak perlu melakukan penanaman modal awal besar sebab vendor memiliki kebijakan free-for service basis. Perusahaan dapat di bebaskan dari pembelian aset IT melalui outsourcing. Perusahaan tidak akan dibebani lagi dengan biaya pembelian, pengembangan, pemeliharaandan pengelolaan aset-aset IT yang mahal.

Pemusatan Aktivitas Inti. Perusahaan dapat lebih berkonsentrasi pada kegiatan operasinya dan dapat mengendalikan jumlah tugas sehingga kegiatan operasi perusahaan dapat menjadi sempurna.

Kebutuhan akan personil IT. Penggunaan IT sourcing oleh suatu perusahaan menggambarkan kurangnya personil IT dalam satu perusahaan tersebut. Vendor memiliki resources yang lebih besar, maka alangkah baiknya jika perusahaan tersebut menggunakan IT outsourcing staff yang berasal dari vendor.

Fleksibilitas penggunaan Teknologi. Outsourcing dipertimbankan sebagai langkah management resiko yang lebih baik, sebab dengan begitu, segala resiko yang di hadapi dilimpahkan kepada vendor yang bertanggung jawab dalam memperbaharui teknologi.

D.   Resiko yang Dihadapi Jika Melakukan Outsourcing

Legal. Salah satu komponen penting dalam outsourcing adalah kontrak. Didalam kontrak dijelaskan mengenai layanan vendor kepada penyedia, diskusi financial, dan legal issue. Ini akan dijadikan blueprint sebagai bentuk persetujuan mereka. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan pembuatan kontrak yaitu service level agreements, penalties for non-performance, contract length, flexibility, post-outsourcing, dan vendor standart contract. Dan ini merupakan resiko yang perlu di perhatikan dengan sebaik-baiknya, jika tidak maka IT outsourcing akan menjadi masalah bagi perusahaan.

Loss of flexibility. Jika menandatangani kontrak outsourcing yang berjangka lebih dari tiga tahun, maka dapat mengurangi fleksibilitas. Seandainya ada kebutuhan bisnis yang berubah, perkembangan teknologi yang menciptakan peluang baru dan adanya penurunan harga maka klien harus merundingkan kembali kontraknya.

Managerial Control Issue. Pengambilan keputusan hanyalah di kendalikan oleh sebagian kecil para eksekutif senior saja, sedangkan para departement IT yang lebih mengetahui kebutuhan IT perusahaan dikendalikan oleh atasan saja.

Financial. Ada biaya yang dikenal dengan hidden cost, yaitu biaya seperti biaya diluar jasa standar, biaya pencarian vendor (melibatkan aktivitas yang mahal seperti riset, wawancara, evaluasi dan kunjungan lokasi luar negri, dan pemilihan akhir suatu penjualan), biaya transisi (transisi meliputi penyusunan, penarikan kembali dan penampungan yang dilakukan oleh vendor), dan biaya post outsourcing.

E.   Selfsourcing dan Insourcing

Dalam mengembangkan teknologi informasi pada suatu organisasi selain menggunakan outsourcing ada beberapa cara lain, yaitu selfsourcing dan insourcing. Selfsourcing adalah pembentukan dan pembangunan sistem IT dari staff yang memiliki kemampuan IT yang minim dari satu divisi yang mendapatkan sedikit kontribusi dari spesialis IT. Dengan artian bahwa pembentukan sistem IT di satu divisi, dibentuk oleh staff yang ada di divisi tersebut, tidak adanya atau hanya sedikit kontribusi dari divisi IT tersebut. Lebih kepada orang-orang atau staff-staff yang hanya ada di divisi tersebut. Contohnya pembentukan sistem IT di divisi Finance, dibuat oleh staff-staff yang ada di divisi Finance, tidak adanya atau sedikit sekali kontribusi divisi IT.

Insourcing adalah pembentukan sistem yang dibutuhkan dari satu divisi dimana sistem tersebut dibuat oleh divisi IT yang berada dalam satu pohon yang sama atau perusahaan yang sama. Misalkan divisi Finance membutuhkan sistem ICT untuk di aplikasikan di dalam divisinya, pihak divisi IT membuatkan sistem tersebut untuk divisi Finance. Tetapi masih dalam 1 perusahaan. Insourcing merupakan kebalikan daripada outsourcing. Menurut Mary Amiti dan Shang-Jin Wei berdasarkan researchnya di katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan yang memakai insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak perusahaan yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih rendah di bandingkan dengan insourcing.

KESIMPULAN

Untuk memenangkan persaingan di dalam persaingan bebas ini, penggunaan system informasi dalam menjalankan suatu bisnis sangat diperlukan. Untuk membangun system informasi dapat dilakukan dengan cara outsourcing. Outsourcing adalah pengalihan tugas kepada perusahaan lain.

Pemilihan vendor outsourcing harus sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan duatu perusahaan. Penggunaan Outsoucing IT bisa berdampak positif dan bisa berdampak negative. Selain melalui outsourcing pengembangan system informasi dapat dilakukan dengan insourcing atau selfsourcing.

DAFTAR PUSTAKA

Haried, P., & Ramamurthy, K. (2010). LESSONS LEARNED FROM OFFSHORE IT OUTSOURCING: A CLIENT AND VENDOR PERSPECTIVE. Journal of Information Technology Case & Application Research, 12(1), 12-38. Retrieved from Computers & Applied Sciences Complete database.

O’ Brien, J.A. 2005. Introduction to Information System, 12th ed. Mc Graw-Hill Companies, Inc

Sashikala, P. (2010). Competitive Advantage Using Information Systems Outsourcing: A Framework. IUP Journal of Systems Management, 8(1), 15-28. Retrieved from Computers & Applied Sciences Complete database.

http://www.ebizzasia.com/0108-2003/enterprise,0108,01.htm

http://www.setiabudi.name/archives/1141

http://www.lessonsoffailure.com/companies/outsourcing-cost-lie

This entry was posted in Lain-Lain. Bookmark the permalink.